Untuk dapat mengembangkan sebuah bisnis, salah satu aspek yang perlu dipertimbangkan adalah manajemen inventaris. Anda harus mampu mengatur stok barang di perusahaan Anda seakurat dan seoptimal mungkin. Salah satu cara yang memungkinnya adalah dengan membuat dan memahami laporan stok barang yang benar.
Terlepas dari apapun jenis usaha Anda, laporan stok barang yang relevan, terkini, dan cermat akan membantu Anda untuk mengidentifikasi tren, kelemahan dan kekurangan, dan juga mengurangi ketidakefisiensian yang menghambat proses produksi.
Dengan data-data yang ada di laporan stok barang, Anda bisa mulai menyusun strategi-strategi untuk meningkatkan profit tanpa menghabiskan banyak waktu dan sumber daya yang berlebihan.
Berikut adalah jenis-jenis laporan stok barang yang perlu Anda ketahui.
1. Laporan Stock on Hand
Stock on Hand dapat diartikan sebagai laporan barang yang tersedia di gudang. Dengan mengetahui jumlah inventaris yang tersedia, keputusan pembelian akan lebih mudah diambil dan staff penjualan juga akan tahu barang apa saja yang tersedia untuk dijual.
Laporan stock on hand tidak hanya berupa pendataan berapa banyak barang yang ada di gudang. Laporan ini harus membandingkan jumlah barang yang tersedia dengan jumlah barang yang telah terpakai.
Dengan demikian Anda bisa melihat berapa banyak barang cadangan yang tersedia untuk jangka waktu tertentu. Anda juga dapat melihat berapa banyak barang yang sedang dipesan dan memudahkan Anda untuk membuat keputusan perihal stock control di masa yang akan datang.
2. Laporan Perubahan Stok Barang
Mengetahui stok barang yang dimiliki itu penting, tapi tidak cukup. Anda harus mengetahui faktor apa saja yang mempengaruhi aliran barang di gudang demi stock control yang lebih baik.
Laporan ini dikenal dengan nama yang berbeda-beda. Apapun itu, kegunaan laporan ini adalah untuk memudahkan memantau keluar masuknya barang dan melihat penyebab dari fluktuasinya.
3. Laporan Rasio Perputaran Stok Barang
Laporan yang dapat dibuat secara sederhana dan cepat ini merupakan laporan yang menggambarkan seberapa efisien barang-barang di perusahaan Anda bergerak melalui rantai pasokan.
Maksudnya adalah, laporan stok barang ini melihat seberapa cepat Anda memasok barang dalam waktu tertentu.
Laporan ini dapat ditujukan untuk barang yang untuk melihat mana barang yang memiliki performa bagus dan yang tidak bagus. Gunanya untuk menelusuri kinerja inventaris perusahaan secara keseluruhan.
4. Laporan Fill Rate
Salah satu tujuan utama stock control adalah untuk menghindari kekosongan stok demi mengutamakan kepuasan pelanggan.
Fill rate item adalah presentase pesanan pelanggan yang dapat dipenuhi dalam jangka waktu tertentu. Dalam proses pemenuhannya, seringkali perusahaan-perusahaan mengalami kehabisan stok barang. Tapi, dengan adanya laporan fill rate, kejadian semacam ini akan dicegah.
Laporan stok barang jenis ini akan memberikan data rata-rata fill rate item dalam waktu tertentu atau menunjukkan distribusi barang ke pesanan pelanggan yang lebih jelas. Laporan semacam ini akan memudahkan Anda dalam mengidentifikasi jenis-jenis pesanan yang kompleks dan kebutuhan inventarisnya.
Persiapan Sebelum Melakukan Stok barang
Sebelum menjalankan stok barang, sebaiknya perusahaan melakukan persiapan agar proses stock taking berjalan lancar. Berikut lengkapnya:
- Lakukan di luar hari kerja: untuk mengurangi kemungkinan terjadinya selisih perhitungan barang, sebaiknya karyawan melakukan stok barang pada hari libur. Dengan berhentinya lalu lintas barang dari dan ke gudang, menghitung jumlah barang akan jadi lebih mudah.
- Jangan lakukan sendirian: jika perusahaan anda memiliki lebih dari satu gudang di tempat yang berbeda, jangan lakukan kegiatan ini sendirian. Cari orang yang bisa membantu anda agar pekerjaan ini semakin mudah dan cepat selesai.
- Lengkapi dokumen yang dibutuhkan: Pengecekan inventory pastinya membutuhkan dokumen. Oleh karena itu, pastikan dokumen terkait sudah tersedia sebelum melakukan pekerjaan anda.
Hal-Hal yang Menjadi Perhatian dalam Stok Opname
Setelah melengkapi hal-hal yang di atas, selanjutnya adalah pelaksanaan. Ada sejumlah hal yang harus anda perhatikan pada saat pelaksanaan dan sesudahnya. Beberapa di antaranya adalah:
Lakukan dengan teliti dan seksama: stock taking membutuhkan sumber daya manusia dengan ketelitian level tinggi. Tanpanya, salah hitung ata salah input barang akan sering terjadi dan hal ini sudah pasti akan merugikan anda.
Buat laporannya: laporan adalah hal penting yang tak boleh terlewat setelah menyelesaikan pengecekan inventaris. Melalui laporan lah pihak direksi bisa mengetahui apa yang terjadi dengan persediaan barang di gudang beberapa bulan ke belakang.
Selain melakukan langkah-langkah di atas, perusahaan dapat melakukan pemetaan produk dengan memberikan tag atau sticker pada setiap stock barang yang dimiliki. Selain itu, melakukan double check (perhitungan dua kali) juga dapat memastikan bahwa perhitungan barang sudah benar serta untuk memeriksa kekeliruan yang mungkin terjadi.
Mengelola inventaris dan melaporkannya dengan benar merupakan sesuatu yang harus dilakukan untuk keberlangsungan bisnis Anda. Dengan stock control Anda dapat mengetahui dan memprediksi kebutuhan produksi.
Tetapi, membuat laporan stok barang secara manual menggunakan spreadsheet tentu sangat tidak efektif. Pendataan dan perhitungan yang salah juga mungkin terjadi, terlebih jika barang yang harus dilaporkan berjumlah banyak.
Laporan dalam format kertas juga bisa hilang di kemudian hari sehingga kebutuhan perushaan selanjutnya yang membutuhkan laporan yang hilang tersebut menjadi terhambat.
Untuk menghindari masalah semacam ini, Anda bisa mengotomatiskan pembuatan laporan stok barang secara manual. Dengan program stok barang Jurnal dari Mekari, Anda dapat membuat segala jenis laporan stok barang yang Anda butuhkan dengan sangat cepat dan tepat.
Anda bisa melakukan input data secara otomatis dan menyesuaikan kebutuhan laporan Anda dengan data-data yang ada.
Program stok barang Jurnal telah terintegrasi dengan penjualan, pembelian, dan keuangan sehingga Anda dapat dengan mudah memperoleh kondisi persediaan barang di perusahaan Anda.